Trong những giai đoạn khó khăn, điều quan trọng là tìm cách giảm chi phí kinh doanh trong khi vẫn tối ưu năng suất làm việc. Xác định được các cách thức tiết kiệm chi phí càng sớm càng giúp doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh ngay bây giờ và sẵn sàng cho mọi thách thức trong tương lai. 

1. Tối ưu chi phí thuê văn phòng

Nếu bạn quyết định bắt đầu với việc thuê văn phòng truyền thống, bạn sẽ cần lập một danh sách các đầu việc set up văn phòng từ đầu, kế hoạch làm việc với các chuyên gia tư vấn thiết kế, thi công, chuẩn bị một ngân sách lớn cho một quãng thời gian đủ dài.

Quá trình vận hành luôn phát sinh các loại chi phí thường xuyên và những đầu việc không tạo ra giá trị. Do vậy, bạn có thể tham khảo và tận dụng lợi thế của một văn phòng trọn gói để tránh những phiền toái từ việc thuê văn phòng truyền thống. Văn phòng trọn gói hay còn gọi là văn phòng thông minh cung cấp không gian làm việc với đầy đủ tiện nghi và dịch vụ hỗ trợ để bạn có thể sẵn sàng làm việc ngay. Bạn chỉ cần trả tiền một lần với chi phí phải chăng và không cần lo lắng các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động, trong khi được cung cấp tiện ích đầy đủ và được phục vụ tận tình, chu đáo.

Với các thời hạn hợp đồng linh hoạt, bạn còn có thể lựa chọn những không gian làm việc phù hợp hơn theo thời gian, tùy thuộc vào sự phát triển về quy mô của công ty mà không phải gò bó và e ngại bất kỳ điều gì.

 Văn phòng trọn gói đầy đủ tiện nghi có chi phí hợp lý. 

2. Di chuyển văn phòng xa trung tâm.

Đầu tiên, bạn hãy đánh giá lại doanh nghiệp của mình. Có phải bạn đang hoạt động trong một lĩnh vực mà vị trí trụ sở chính không cần phải quá trung tâm? Doanh nghiệp của bạn có thể giao dịch chủ đạo trực tuyến? Nhân viên và khách hàng hầu như không phụ thuộc vào các phương tiện công cộng để có thể đi làm và gặp gỡ hàng ngày? Bạn đã đăng ký được một địa chỉ văn phòng ảo làm nơi đăng ký kinh doanh tại một vị trí đắc địa hay chưa?

Nếu câu trả lời là “có” thì việc chuyển văn phòng ra xa khu vực trung tâm có thể giúp tiết kiệm chi phí ngay lập tức. 

Có thể bạn quan tâm:

VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ? CÓ PHÙ HỢP VỚI PHÁP LUẬT VIỆT NAM?

3. Hướng dẫn tiết kiệm năng lượng tiêu thụ.

Một số mẹo tuy nhỏ nhưng nếu được thực hiện hàng ngày sẽ giúp tiết kiệm lượng lớn năng lượng tiêu thụ. Những buổi hướng dẫn sử dụng thiết bị tiêu thụ điện cho nhân viên với các phần thưởng bất ngờ đi kèm có thể mang đến sự thay đổi tích cực trong hành vi của họ. Chẳng hạn như cần đóng kín cửa khi sử dụng điều hòa; vệ sinh các thiết bị điện thường xuyên tránh bị bám bẩn; rút các đồ điện tử ra khỏi ổ khi không sử dụng; tắt các thiết bị điện khi đi ra ngoài; tận dụng tối đa nguồn ánh sáng và gió từ môi trường tự nhiên..

Ngoài ra, việc lắp đặt các công tắc điện thông minh hay sử dụng các thiết bị có công nghệ tiết kiệm điện Inverter cũng giúp tiết kiệm một phần lớn chi phí năng lượng.

 Hướng dẫn nhân viên thói quen tiết kiệm năng lượng tiêu thụ hàng ngày. 

4. Tái sử dụng và tân trang lại các thiết bị.

Bạn có nên vội vàng mua ngay các thiết bị mới khi có đề xuất từ nhân viên hành chính? Bạn thường xem xét lại về việc tái sử dụng hay tân trang các công nghệ cũ vẫn đang dùng tốt hoặc có thể sửa chữa được?

Nhiều công ty có thể quyết định nhanh chóng về việc mua mới các thiết bị trong khi họ vẫn còn các lựa chọn khác tiết kiệm và thông minh hơn. Hãy thường xuyên để ý đến việc này và cố gắng tái sử dụng các thiết bị cũ vẫn đảm bảo chức năng sử dụng. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm tiền mà còn góp phần bảo vệ một môi trường sống xanh và sạch hơn.

5. Thay đổi thói quen tiêu dùng xanh, sạch và tối giản nếu có thể.

Các giải pháp công nghệ dường như đã tác động đến thói quen, hành vi tiêu dùng hay cách thức làm việc hàng ngày. Không còn giống văn phòng truyền thống với những tập dày cộp hồ sơ và tài liệu, giấy tờ, ngày nay chúng ta dùng rất nhiều bản lưu điện tử như Google Docs, sử dụng chữ ký số và các phần mềm quản trị kinh doanh với hóa đơn điện tử.

Thậm chí các kế hoạch làm việc được phác thảo trên Google Calender hay các ghi chú được điện tử hóa trên Notebook.. đã thay thế các bảng biểu, bản viết tay truyền thống. Thực hiện các thói quen này giúp chúng ta loại bỏ một lượng lớn chi phí dành vào việc mua sắm giấy văn phòng như trước, thậm chí cả các loại sách vở và báo chí.

Thực hiện tiêu dùng văn phòng xanh, sạch và tối giản 

6. Chuyển đổi số, tự động hóa một số nghiệp vụ chuyên môn.

Một số nghiệp vụ vốn cần sức người như dịch vụ tư vấn khách hàng, thiết kế đồ họa, viết nội dung quảng cáo, lập trình.. ngày nay có thể chuyển sang sử dụng công nghệ tự động hóa để tối thiểu chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo chất lượng chuyên môn và bắt kịp xu hướng phát triển của thời đại.

Chẳng hạn việc sử dụng chatbot để trả lời gần như ngay lập tức các yêu cầu của khách hàng; sử dụng phần mềm dựa trên đám mây để giúp chuẩn hóa quy trình nội bộ trong tổ chức. Việc bắt kịp các nhịp phát triển của công nghệ và chuyển đổi số mang đến lợi ích to lớn giúp định hình cách thức làm việc mới, tiết kiệm phần lớn thời gian và tiền bạc, đặc biệt đối với những công việc ít tạo ra giá trị gia tăng mà chỉ mang tính lặp đi lặp lại.

 Chuyển đổi số, tự động hóa các nghiệp vụ chuyên môn có giám sát 

7. Hạn chế di chuyển.

Những cuộc gọi qua video và các ứng dụng đã trở nên phổ biến và được chấp nhận rộng rãi trên thế giới. Doanh nhân ngày nay có thể chọn ngồi tại bàn làm việc, sử dụng ứng dụng video call và bật tính năng chia sẻ hình ảnh là có thể có một buổi thảo luận hoàn hảo với đối tác bất kể cách biệt lớn về không gian địa lý.

Điều này giúp doanh nghiệp tránh được những chi phí phát sinh như các chuyến bay đắt đỏ, chi phí lưu trú dài ngày và các bữa tiệc cao cấp trong những nhà hàng đạt chuẩn. Điều bạn chỉ cần làm là sử dụng các hình thức hội nghị trực tuyến thay vì gặp mặt trực tiếp.

Xu hướng làm việc từ xa hay mô hình làm việc kết hợp các không gian làm việc văn phòng hay làm việc tại nhà đã chứng minh những lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên, đang dần trở nên phổ biến, đặc biệt ở các nước như Anh, Pháp, Mỹ..

8. Tìm hiểu các mức lãi suất cho vay hấp dẫn nhất thị trường.

Sử dụng đòn bẩy trong kinh doanh là cách thức được áp dụng bởi số đông doanh nghiệp bởi những lợi ích to lớn nó mang lại. Việc tìm hiểu dịch vụ giữa các nhà cung cấp các khoản vay, tìm cách giảm lãi suất hoặc thương thảo để có được lợi ích tốt hơn luôn là ưu tiên hàng đầu của doanh nhân. Bên cạnh đó, việc quản trị dòng tiền hiệu quả, cân đối các khoản thu chi hợp lý và kiểm soát các rủi ro tài chính chính là cách hữu hiệu để tiết giảm tối đa chi phí kinh doanh.

Thương thảo về mức lãi suất hấp dẫn 

9. Lập kế hoạch và tuân thủ ngân sách.

Đây là kỹ năng bản lề cho mọi dự án, mọi tổ chức hay từng tiến độ công việc. Đặt và tuân thủ nghiêm ngặt các giới hạn chi tiêu giúp thường xuyên lưu ý về dòng tiền ra vào chủ động và bị động, thúc đẩy các hành vi chi tiêu hợp lý, có tính toán và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.

Các báo cáo chi tiêu thường xuyên được thiết lập trong tổ chức giúp cho việc giám sát việc tuân thủ chặt chẽ và đảm bảo các kế hoạch diễn ra trong kiểm soát.

10. Sử dụng dịch vụ “trợ lý ảo”

Dịch vụ “trợ lý ảo” là bạn có thuê nhân viên từ một số nền tảng như Upwork để thực hiện một số nghiệp vụ có thể mô tả được trên bản mô tả công việc, ít đòi hỏi kỹ thuật nhất. Đây là những “nhân viên internet” cam kết hỗ trợ bạn từ xa về một số loại hình công việc như thiết kế, viết content, hỗ trợ hành chính, marketing.. với mức lương thấp hơn nếu bạn thuê người từ địa phương làm cùng loại hình công việc.

Hãy thử khám phá thật nhiều điều mới mẻ và thú vị, bạn sẽ nhận ra mình có thể tiết kiệm hiệu quả các loại chi phí kinh doanh, bên cạnh đó có thể phát triển bản thân lên tầm cao mới và không quên cập nhật những kiến thức mới về công nghệ.

Bằng cách quản lý cẩn thận và cắt giảm chi phí, bạn có thể tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của mình và giúp doanh nghiệp kiên cường hơn trong những thời điểm khó khăn.

Các bài viết khác:

6 cách thức hiệu quả giúp thúc đẩy tinh thần của nhân viên

Xác định “Thời cơ vàng” để đầu tư bất động sản?

7 sai lầm phổ biến khi chuyển văn phòng trọn gói