Một số sai lầm phổ biến khi chuyển văn phòng cần tránh để bảo đảm kế hoạch di dời được thực hiện tiết kiệm chi phí và đúng tiến độ. Bố trí nội thất văn phòng mới đúng với thiết kế ban đầu, đem đến không gian làm việc hiệu quả. Cùng tìm hiểu nhé

Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch khi chuyển văn phòng trọn gói

Điều này dễ khiến bạn căng thẳng, lo lắng khi chi phí giờ đây đã phát sinh ra ngoài dự trù kinh phí đã được cấp trên phê duyệt. Nguyên nhân có thể đến từ việc bạn thiếu kinh nghiệm, dự trù thiếu đầu mục chi phí hoặc không xin được các báo giá đầy đủ và có sự so sánh, cân nhắc giữa các nhà cung cấp. Ngoài ra, sự phối hợp công việc nội bộ thiếu nhịp nhàng dẫn đến các đầu việc không được thực hiện kịp thời khiến chi phí phát sinh khi chuyển văn phòng trọn gói tăng lên đáng kể. Để tránh sai lầm phổ biến khi chuyển văn phòng, bạn nhớ khảo sát kỹ nhà cung cấp, kiểm tra lại các đầu việc cẩn thận, chi phí theo thời gian đảm bảo đã có dự phòng bất trắc trong dự trù kinh phí trước khi xin phê duyệt nhé.

Thời gian chuyển văn phòng lâu hơn dự kiến

Doanh nghiệp thông thường sẽ xác định trước ngày, giờ đẹp để chuyển sang văn phòng làm việc mới với hy vọng về một giai đoạn mới phát triển thịnh vượng và may mắn. Tuy nhiên, nếu gặp các sự cố trong quá trình vận chuyển, hoặc sự phối hợp công việc giữa các nhóm phụ trách không suôn sẻ sẽ dễ dàng đi chệch quỹ đạo thời gian.

Do đó, một trong những lưu ý quan trọng là bạn cần phân công trách nhiệm càng rõ ràng và cụ thể giữa các nhóm phụ trách càng tốt. Cần đảm bảo các đầu việc đã được liệt kê đầy đủ và thực hiện theo trình tự đã thống nhất. Bên cạnh đó, việc tìm được một đơn vị vận chuyển văn phòng trọn gói chuyên nghiệp để nhận được những sự tư vấn, góp ý, trao đổi đầy đủ thông tin giúp công ty bạn tiết kiệm thời gian và chi phí, hạn chế rủi ro cao nhất.  Ngược lại, nếu bạn không đảm bảo được các yếu tố này thì chắc chắn việc chuyển văn phòng sẽ diễn ra không đúng với kế hoạch và gây tốn kém thêm cho ngân sách của bạn

Các đầu mục thực hiện chuyển văn phòng trọn gói sắp xếp không hợp lý

Lên kế hoạch checklist đầu việc trong quá trình chuyển văn phòng trọn gói là tối quan trọng. Kế hoạch được lập càng chuyên nghiệp càng đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả và tiết kiệm về cả thời gian và nguồn lực. Không sai khi nói rằng, chỉ với 15 phút lập kế hoạch chi tiết và hợp lý có thể tiết kiệm nhiều giờ cho việc chuyển văn phòng. Bạn có thể nghiên cứu và tham khảo kỹ càng từ đối tác, khách hàng và chính công ty vận chuyển để có được checklist được sắp xếp cụ thể, mốc thời gian rõ ràng nhất có thể.

Không dành thời gian tìm hiểu nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói

Có những chủ doanh nghiệp không lập kế hoạch thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói từ đầu mà sử dụng chính đội ngũ nhân viên để tiến hành công việc chuyển văn phòng làm việc mới. Mặc dù có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển nhưng lại tốn rất nhiều thời gian và công sức do đây không phải là chuyên môn của nhân viên, và khối lượng công việc không hề nhỏ. Các chi phí phát sinh mới như công cụ đồ dùng đóng gói, vận chuyển, an toàn đồ đạc, thất lạc, hư hỏng đối với các đồ điện tử.. phiến doanh nghiệp chịu nhiều tổn thất.

Khi không còn nhiều thời gian để cân nhắc, việc phải chọn gấp gáp một đối tác vận chuyển còn có thể đặt mình vào tình trạng bị chặt chém, thái độ làm việc thiếu chuyên nghiệp dẫn đến sự ức chế trong quá trình hợp tác chuyển sang văn phòng làm việc mới.

Không tổ chức công tác giám sát thi công văn phòng mới

Những sai lầm phổ biến khi chuyển văn phòng đó là việc coi nhẹ cử nhân viên giám sát công tác thi công văn phòng mới có thể khiến cho thiết kế kiến trúc ban đầu không đươc thực thi, ảnh hưởng đến sơ đồ phân bố phòng ban, chỗ ngồi của nhân viên, gây ra nhiều bất cập trong phối hợp công việc. Bên cạnh đó, chất lượng chi tiết công việc thi công không đảm bảo cũng gây ra những sự cố không đáng có chỉ trong thời gian ngắn. Điều này gây ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ doanh nghiệp, lãng phí tài nguyên và công tác vận hành kém hiệu quả.

Không tính toán chính xác khối lượng đồ đạc cần chuyển

Một trong những khâu quan trọng của việc chuyển văn phòng là việc chưa kiểm tra kỹ lưỡng và phân loại, đóng gói số lượng đồ đạc cần chuyển. Nếu bạn chưa quen với việc này, bạn có thể mua sẵn một số thùng caton, cân điện tử, tiến hành đóng gói và chú thích rõ ràng danh sách đồ vật, khối lượng thùng trên từng hộp. Như vậy bạn có thể dễ dàng kiểm kê và tính toán chi phí vận chuyển.

Không phân chia trách nhiệm chuyển văn phòng trọn gói rõ ràng

Nếu đội ngũ nhân viên hăng hái của bạn chỉ làm việc theo cảm tính thì sẽ bỏ lỡ những phần việc mà mọi người ít để ý tới, hoặc việc cần làm sau lại thực hiện lên trước dẫn đến sự bất cập trong phối hợp công việc và thiếu không gian chứa đồ đạc.. Nếu các đội nhóm nhận thức được rõ phạm vi công việc, nội dung cụ thể trong quá trình chuyển văn phòng làm việc thì họ sẽ sắp xếp để làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Ví dụ: phân công bộ phận tài chính phụ trách kiểm tra, phân loại, đóng gói và vận chuyển toàn bộ hệ thống giấy tờ, hồ sơ, sổ sách, dữ liệu; Bộ phận hành chính phụ trách phần tài sản liên quan đến công cụ, trang thiết bị văn phòng, máy móc, tài sản khác.. ; Bộ phận kinh doanh đảm nhiệm đóng gói toàn bộ hàng tồn kho..

Trên đây là những sai lầm phổ biến khi chuyển văn phòng mà rất nhiều đơn vị doanh nghiệp đang mắc phải. Hy vọng với các chia sẻ trên quý khách sẽ tránh được các chi phí trong quá trình chuyển văn phòng cũng như  là tiết kiệm tối đa thời gian, công sức

Tham khảo: https://www.mspaceoffice.com/

Các bài viết khác:

CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI MỪNG ĐẠI LỄ 30/4-1/5

Ba bài học từ sự cố Ngân hàng Silicon Valley

Hướng dẫn lên kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết