Thống kê chỉ ra sau mỗi 5-10 năm hoạt động, doanh nghiệp có trung bình 1 lần di chuyển văn phòng mới. Khi bạn quyết định thay đổi không gian làm việc, bạn sẽ cần một kế hoạch tỉ mỉ để không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Hãy cùng Mspace lên danh sách những đầu việc cần làm khi chuyển văn phòng mới nhé:

Các bước trong Lập kế hoạch chuyển văn phòng

Bước 1: Lập kế hoạch ngân sách

Bạn càng xác định rõ ràng và cụ thể các đầu mục chi phí thì càng giúp cho kế hoạch di chuyển khả thi và suôn sẻ hơn. Các đầu mục chi phí có thể bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng (đã bao gồm thuế VAT)
• Tiền đặt cọc và phí khác trong hợp đồng
• Chi phí bồi thường hợp đồng nếu có
• Chi phí hàng tồn kho
• Chi phí các dịch vụ hỗ trợ: bảo vệ, an ninh, vệ sinh, kỹ thuật..
• Chi phí phải trả cho dịch vụ di chuyển
• Chi phí bảo hiểm
• Chi phí thiết kế và thi công mặt bằng
• Chi phí mua sắm mới trang thiết bị, nội thất văn phòng
• Chi phí nhà cung cấp dịch vụ điện, mạng, internet
• Chi phí dịch vụ quản lý của BQL tòa nhà
• Các chi phí tiện ích phát sinh khác..

Bước 2. Lên các đầu mục cụ thể

Giai đoạn 1: Đặt nền móng

Chỉ định người phụ trách quản lý việc di dời văn phòng và nhóm di dời. Hướng dẫn thực hiện công việc cụ thể và đưa ra thời hạn hoàn thành công việc. (Thông thường là trước 2 tháng)

Đọc lại hợp đồng thuê hiện tại, kiểm tra thời gian và quy định hoàn trả mặt bằng,

Trao đổi với BQL Tòa nhà về dự định chuyển đi và thủ tục cần thiết để kết thúc hợp đồng

Tìm kiếm trực tuyến hoặc thông qua môi giới các không gian văn phòng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Lên danh sách các tòa nhà văn phòng hợp với nhu cầu thuê mới. Sắp xếp thời gian tham quan thực tế và tìm hiểu thông tin. Sau đó, tổng hợp, phân tích tòa nhà phù hợp nhất để tiến hành thương thảo giá cả và các điều khoản có lợi.

Đàm phán mức giá tốt nhất có thể. Thẩm định lại một lần nữa về nhu cầu sử dụng, sự phù hợp cũng như các bài trí không gian đã hợp lý chưa.

Tìm kiếm nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng. Họ sẽ giúp bạn lập bảng dự toán chi phí nội thất, tư vấn thiết kế, cách bài trí văn phòng. Việc này cần tiến hành trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng mới.

Tìm hiểu các công ty vận chuyển văn phòng uy tín và giá cả phù hợp.

Hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết: Thanh lý hợp đồng; thủ tục thay đổi đăng ký dinh doanh, ký kết hợp đồng thuê văn phòng mới, hợp đồng với bên vận chuyển, hợp đồng thiết kế và thi công nội thất văn phòng..

Lựa chọn đơn vị vận chuyển, trao đổi về thời gian và chi phí vận chuyển

Giám sát thi công nội thất (thông thường sẽ mất từ 1 tuần đến 1 tháng để hoàn thành)

Giai đoạn 2: Thông báo tới các bên liên quan

Gửi thông tin thay đổi địa chỉ kinh doanh đến tất cả khách hàng

Cập nhật địa chỉ mới lên các biểu mẫu in ấn, hồ sơ, tài liệu, hợp đồng hiện tại, website và tài khoản mạng xã hội trực tuyến..

Rà soát đầy đủ danh sách đối tác, cơ quan quản lý Nhà nước và các bên liên quan để thông báo về việc thay đổi địa chỉ

Thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ internet của bạn về việc chuyển văn phòng và thảo luận về nhu cầu kết nối internet tại văn phòng mới dự kiến

Thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ viễn thông về việc di chuyển văn phòng và nhu cầu về dịch vụ tại nơi làm việc mới.

Giai đoạn 3: Chuẩn bị công tác hậu cần

Bắt đầu điều phối hoạt động hậu cần chuyển văn phòng của bạn với Bộ phận hành chính và CNTT để thảo luận về các nhu cầu thiết bị và hệ thống CNTT

Tiến hành kiểm tra nội thất văn phòng hiện tại và xác định nhu cầu về nội thất, trang thiết bị văn phòng có thể phải mua mới.

Lập bản đồ thiết kế văn phòng mới của bạn với sơ đồ bố trí khu vực làm việc, chỗ ngồi hợp lý cho từng phòng ban, từng vị trí nhân sự trong công ty

Xác định không gian phòng họp và không gian chung trong sơ đồ bố trí văn phòng mới

Lên kế hoạch mua sắm đồ dùng và trang thiết bị cần thiết cho văn phòng mới.

Thiết lập nhu cầu bảo mật cho văn phòng mới

Sắp xếp, chỉ định các dịch vụ vệ sinh sau khi rời văn phòng cũ và vệ sinh thường xuyên cho không gian làm việc mới

Bước 3: Tiến hành việc di chuyển văn phòng

Đóng gói vật dụng và chuyển đi theo đúng kế hoạch đặt ra về mốc thời gian và ngân sách.

Bước 4: Tìm thuê văn phòng mới

Khi thuê bất kỳ tài sản nào, bao gồm cả văn phòng, thường có một số tiêu chí cơ bản mà bạn cần xem xét và đánh giá. Dưới đây là một số tiêu chí chính mà thường được áp dụng trong quá trình thuê văn phòng:

• Vị trí: Vị trí của văn phòng cần phải thuận lợi về giao thông, tiện ích xung quanh như nhà hàng, cửa hàng tiện lợi, và các dịch vụ công cộng khác.

• Diện tích và bố trí không gian: Diện tích của sàn văn phòng cần phải đủ để đáp ứng nhu cầu công việc của bạn. Bố trí không gian cũng cần phù hợp với nhu cầu làm việc cụ thể của doanh nghiệp.

• Chi phí thuê: Đây là một yếu tố quan trọng khi đánh giá khả năng thuê văn phòng. Hãy đảm bảo rằng giá thuê phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp và không gây áp lực tài chính không cần thiết.

• Cơ sở hạ tầng và tiện nghi: Kiểm tra xem văn phòng có đầy đủ cơ sở hạ tầng và tiện nghi cần thiết như điện, nước, internet, hệ thống điều hòa không khí và hệ thống bảo vệ không.

• Điều kiện hợp đồng: Đọc kỹ và hiểu rõ các điều kiện trong hợp đồng thuê, bao gồm thời gian thuê, điều kiện thanh toán, và điều kiện tái tái hợp đồng.

• An ninh và an toàn: Đảm bảo rằng văn phòng có hệ thống an ninh tốt và đáp ứng các quy định an toàn cần thiết để đảm bảo an toàn cho nhân viên và tài sản của bạn.

• Chính sách mở rộng hoặc thu hẹp: Đánh giá khả năng mở rộng hoặc thu hẹp không gian văn phòng trong trường hợp doanh nghiệp của bạn thay đổi.

• Quy định về sửa chữa và bảo trì: Kiểm tra xem ai chịu trách nhiệm và chi phí cho việc sửa chữa và bảo trì các vấn đề kỹ thuật trong văn phòng.

Bước 5: Ổn định văn phòng làm việc mới

• Bố trí đồ đạc hợp lý, bài trí văn phòng theo sơ đồ thiết kế đã duyệt.
• Dọn dẹp vệ sinh văn phòng làm việc mới
• Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi, sơ đồ bố trí phòng ban và bộ phận
• Bàn giao mặt bằng và hoàn tất thủ tục thuê tại nơi cũ

Những lỗi cần tránh khi thuê và chuyển văn phòng

Khi thuê và chuyển văn phòng, có một số lỗi phổ biến mà bạn nên tránh để đảm bảo quá trình diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là một số lỗi phổ biến cần tránh:

Thiếu kế hoạch cụ thể

Thiếu kế hoạch chi tiết có thể dẫn đến sự mất mát thời gian và tài nguyên. Hãy lập kế hoạch cụ thể từ việc thuê văn phòng cho đến việc chuyển đến văn phòng mới.

Không nghiên cứu kỹ trước khi thuê

Không nắm rõ về địa điểm, không gian, tiện ích và điều kiện hợp đồng có thể dẫn đến việc chọn sai văn phòng hoặc việc ký hợp đồng không phù hợp.

Không chuẩn bị tài chính đủ

Thiếu tính toán kỹ càng về chi phí chuyển đổi, phí thuê văn phòng mới, cũng như các chi phí liên quan khác có thể gây ra tình trạng kẹt tiền và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Không đảm bảo vấn đề vận chuyển

Nếu việc vận chuyển đồ đạc và trang thiết bị văn phòng không được thực hiện đúng cách, có thể gây mất mát và hỏng hóc nghiêm trọng.

Không thông báo đầy đủ cho đối tác và khách hàng

Không thông báo trước về việc chuyển văn phòng có thể tạo ra sự bất tiện cho đối tác và khách hàng.

Không kiểm tra cơ sở hạ tầng và tiện ích của văn phòng mới

Thiếu thông tin về cơ sở hạ tầng và tiện ích cơ bản như điện, nước, internet, có thể gây ra sự không hiệu quả trong hoạt động hàng ngày.

Không lên kế hoạch dự phòng

Không dự phòng cho các vấn đề có thể xảy ra, chẳng hạn như việc chậm trễ trong quá trình chuyển đổi hoặc sự cố về hạ tầng.

Đến đây thì xin chúc mừng bạn đã hoàn thành kế hoạch di chuyển văn phòng mới thật hoàn hảo, giảm thiểu tối đa sự gián đoạn và căng thẳng để chuẩn bị tâm thế phấn đấu cho những thành công mới trong công việc!

Tham khảo: https://www.mspaceoffice.com/

Các bài viết khác:

5 lợi ích vượt trội mà không gian làm việc riêng mang lại

7 xu hướng tiêu dùng linh hoạt trong năm 2023

Kỹ năng quản lý nhân sự là gì và những điều cần biết?