Chi phí thuê mặt bằng thông thường chiếm từ 15% đến 40% doanh thu của một công ty. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, không khó để bạn nhận ra đây là khoản chi phí cao nhất, chỉ xếp sau tiền lương. Hãy cùng Mspace tìm hiểu thêm về hợp đồng thuê văn phòng dưới đây.

1. Hợp đồng cho thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản ràng buộc về mặt pháp lý các thỏa thuận về điều khoản, lợi ích và trách nhiệm được thực hiện giữa bên thuê và bên cho thuê. Các thỏa thuận này có thể được đàm phán và ký kết bởi các đại diện của hai bên.

Hợp đồng cho thuê văn phòng liệt kê chi tiết, rõ ràng các quyền của người thuê liên quan đến tòa nhà. Nó cũng phác thảo trách nhiệm của cả hai bên liên quan đến việc sử dụng không gian làm việc.

2. Các loại hình thuê văn phòng.

Theo tiêu chuẩn thuê văn phòng, một nhân sự sẽ cần 4m2 để làm việc. Các công ty thông thường căn cứ vào loại hình kinh doanh, địa điểm, quy mô nhân sự và khả năng tài chính để quyết định loại hình văn phòng nào sẽ phù hợp nhất với mình.

2.1. Loại 1: Cho thuê văn phòng truyền thống.

Đây là loại hợp đồng thuê thương mại đơn giản nhất. Bên thuê chịu trách nhiệm trả tiền thuê mặt bằng và tự thu xếp các chi phí khác liên quan đến đầu tư tài sản và trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu công việc của mình.

Ví dụ về các chi phí khác ngoài tiền thuê mặt bằng mà bên thuê phải trả:

• Đầu tư thi công và thiết kế văn phòng, mua sắm mới trang thiết bị..
• Bảo trì tài sản và tòa nhà theo định kỳ.
• Đầu tư vào các tiện ích: Pantry, phòng họp, khu nghỉ, nhà vệ sinh..
• Duy trì các dịch vụ hỗ trợ theo tháng: bưu điện, an ninh, vệ sinh, kỹ thuật, lễ tân..

2.2. Loại 2: Cho thuê văn phòng trọn gói.

Khi bạn ký hợp đồng thuê Văn phòng trọn gói có nghĩa là bạn chọn thanh toán tiền thuê trả một lần theo gói dịch vụ đã được chào giá, ngoài trừ chi phí đỗ xe và bưu phẩm. Chủ mặt bằng có trách nhiệm chi trả hầu hết các loại chi phí phát sinh từ bảo trì tòa nhà, mua sắm tài sản, cung cấp dịch vụ, tiện ích hàng tháng, lắp đặt PCCC và các chi phí vận hành khác.

Điều này dẫn đến giá thuê tương đối cao. Tuy nhiên, với tư cách là người thuê, bạn chỉ thực hiện việc thanh toán một lần là có thể bắt đầu làm việc và được phục vụ tận tình với đầy đủ dịch vụ theo điều khoản hợp đồng. Điều này giúp bên thuê tránh được các công việc vận hành ít tạo ra giá trị để tập trung phát triển doanh nghiệp của mình.

2.3. Loại 3: Cho thuê văn phòng dựa trên thỏa thuận đạt được.

Loại hợp đồng này được ký kết dựa trên các thỏa thuận về các quyền của người thuê cũng như trách nhiệm của các bên. Các chi phí phát sinh có thể được chia sẻ theo tỷ lệ nhất định đã được thống nhất trên cơ sở đàm phán cho từng khoản mục chi phí tùy thuộc vào quyền lợi của bên thuê và các điều kiện thực tế tại thời điểm thương thảo hợp đồng. Chính vì vậy, trong mọi trường hợp, hãy đảm bảo bạn kiểm tra cẩn thận và kỹ lưỡng hợp đồng thuê để chắc chắn không xảy ra sai sót dù là nhỏ nhất.

3. Các thuật ngữ chính của hợp đồng thuê văn phòng.

Nếu có thể hiểu rõ các thuật ngữ được sử dụng trong hợp đồng cho thuê thương mại, bạn có cơ hội để đàm phán được các điều khoản có lợi nhất cho mình, và tránh các rắc rối có thể gặp về sau. 

Giá thuê cơ bản hàng tháng: là một số tiền cố định và thường được tính bằng giá thuê trên mỗi đơn vị diện tích nhân với diện tích thực thuê. Đây là chi phí tối thiêu mà người thuê phải thanh toán hàng tháng.

Chi phí vận hành: Ngoài chi phí thuê cơ bản, các chi phí phát sinh hàng tháng như dịch vụ vệ sinh, chi phí mua sắm, khấu hao trang thiết bị văn phòng, khu vực tiện ích, các dịch vụ quản lý vận hành.. thường được coi là chi phí biến đổi trong quá trình hoạt động và không được bao gồm trong tiền thuê cơ bản.

Miễn phí/Giảm giá/Chiết khấu Tiền thuê: Các hình thức miễn phí, giảm giá hay chiết khấu tiền thuê đề cập đến một số tháng mà khách hàng được hưởng các quyền lợi này dựa trên những chính sách thúc đẩy bán hàng được công bố công khai từ chủ mặt bằng. Những lợi ích này thường được triển khai vào đầu các kỳ thuê và vào một số thời điểm nhất định trong năm.

Tiền đặt cọc: Là khoản tiền dự phòng khi ký hợp đồng thuê để đảm bảo bù đắp cho những hư hỏng hay thất thoát có thể xảy ra. Hợp đồng cho thuê thường thể hiện thông tin về số tiền và thủ tục hoàn trả tiền đặt cọc.

Thời hạn thuê văn phòng: Điều khoản thời hạn thuê trong hợp đồng thuê có thẻ giao động linh hoạt giữa các chủ mặt bằng. Một số có hợp đồng thuê hàng tháng trong khi những bên khác có thể ký thuê trong vòng 10 đến 20 năm.

Tự động gia hạn: Đây là thỏa thuận gia hạn tự động sau khi kết thúc thời gian thuê mà không có ý kiến khác từ các bên trong một khoảng thời gian đã báo trước. Các điều khoản của hợp đồng thuê vẫn tiếp tục được duy trừ trừ khi một trong hai bên đưa ra yêu cầu đàm phán lại các điều khoản thuê.

Điều chỉnh giá thuê hàng năm: Chủ mặt bằng thường dựa vào sự biến động của giá cả thị trường, tỷ lệ lạm phát hoặc các thay đổi tích cực hoặc tiêu cực trên thị trường để điều chỉnh mức giá trong một biên độ nhỏ và được bên thuê chấp nhận.

Sử dụng không gian thuê: Điều khoản này xác định rõ quyền lợi của bên thuê và các giới hạn cụ thể, nhằm đảm bảo việc sử dụng không gian thuê nằm trong các điều khoản được thiết lập.

4. Cách đàm phán Hợp đồng thuê văn phòng.

Nếu bạn đang tìm kiếm không gian văn phòng mới, hãy đảm bảo việc dành thời gian tìm hiểu và đàm phán hợp đồng thuê càng cụ thể, chi tiết và rõ ràng ngay từ đầu càng giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc về sau.

Hợp đồng cho thuê luôn có nhiều điều khoản phức tạp nhưng luôn có thể tìm thấy một nền tảng trung gian có lợi cho cả hai bên. Và chắc chắn, các điều khoản đã được thương thảo và thống nhất phải được đưa đầy đủ vào nội dung hợp đồng.

Sau đây là các Bước thương thảo hợp đồng:

Bước 1: Đọc và tìm hiểu kỹ các điều khoản quan trọng của hợp đồng thuê. Bạn có thể tham khảo các hợp đồng thuê trong quá khứ hoặc từ kinh nghiệm của người đi trước để giúp hiểu rõ các điều khoản, chi phí, tiền thuê phải trả và các chi tiết khác.

Bước 2 : Khảo sát thị trường – tìm hiểu giá thuê cơ bản trong khu vực, biên độ tăng giá thuê, loại hình thuê, thời hạn thuê, các ưu đãi chung của chủ mặt bằng, bắt đầu tổng hợp thông tin. 

Bước 3: Phác thảo các nhu cầu của bạn. Liệt kê các chi tiết yêu cầu để đàm phán với bên cho thuê dựa trên các thông tin bạn đã tổng hợp được.

Bước 4: Thảo văn bản hoặc nội dung gửi qua email doanh nghiệp về các mong muốn được đáp ứng và các điều kiện hiện có, các cam kết khác nếu có thể. Nếu bạn có thể tạo ra lợi thế, đừng bỏ lỡ dù là nhỏ nhất. Sự nỗ lực và kiên trì luôn giúp bạn phát triển kỹ năng, thắt chặt quan hệ và tiết kiệm tiền bạc. Bạn cũng có thể phân tích những cách làm không những mang lại lợi ích cho bạn mà còn cho cả chủ mặt bằng.

Bước 5: Đàm phán – nhóm của bạn và bên cho thuê sẽ trao đổi qua lại cho đến khi bạn đạt được điểm trung gian.

Bước 6: Tiến hành ký hợp đồng thuê. Để chắc chắn hơn nữa, bạn có thể thuê luật sư để cùng rà soát lại các điều khoản pháp lý của thỏa thuận ở một mức chi phí phải chăng. Sau khi thống nhất hai bên sẽ bắt đầu ký kết hợp đồng thuê văn phòng.

Hiểu để có thể đàm phán xuất sắc hợp đồng thuê văn phòng không những giúp mang lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp mà còn tránh được lãng phí về thời gian, tiền bạc. Mspace thân chúc bạn thành công!

Các bài viết khác:

12 xu hướng phát triển thương mại điện tử trong năm 2023

10 cách giảm thiểu chi phí kinh doanh hiệu quả.

6 cách thức hiệu quả giúp thúc đẩy tinh thần của nhân viên