Mục đích của một cuộc họp là để thảo luận và đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Tuy nhiên, nhiều người cảm thấy rằng cuộc họp chẳng khác nào một quãng thời gian bị “hành” khi thời gian họp liên tục bị kéo dài, nội dung cuộc họp luôn bị lệch so với ban đầu, thêm vào đó là những cuộc thảo luận không có kết quả. Vậy, làm sao để họp không còn bị “hành”?

Quy tắc 1: Xác định mục tiêu và lên kế hoạch cho cuộc họp

Bất cứ một vấn đề gì cũng vậy, nếu không có mục tiêu thì thật khó để giải quyết các vấn đề vướng mắc và việc họp cũng không phải là ngoại lệ. Chính vì vậy, bạn cần phải xác định rõ vấn đề và mục tiêu mong muốn có được sau khi cuộc họp kết thúc. Khi các vấn đề được xác định rõ ràng và chi tiết, bạn sẽ dễ dàng trong việc phân công và phân chia nhiệm vụ. 

Một yếu tố quan trọng không kém để một cuộc họp thành công chính là việc lên kế hoạch thật cụ thể và chi tiết. Lên kế hoạch giúp bạn kiểm soát được cuộc họp, khiến cuộc họp diễn ra một các suôn sẻ hơn.

Các bước lên kế hoạch: 

Bước 1: Chi tiết các vấn đề sẽ thảo luận 

Bước 2: Xác định thời gian diễn ra cuộc học sau đó sắp xếp lịch trình chi tiết.

Bước 3: Số lượng người họp và đối tượng 

Bước 4: Xác định phương thức: Họp online bạn cần xác địa công cụ (teams, zoom, google,...) họp. Họp offline bạn cần xác định địa điểm cuộc họp. 

Quy tắc 2: Đối tượng tham gia cuộc họp 

Bạn cần phải xác định đúng đối tượng tham gia cuộc họp, họ có thể là giám đốc, trưởng phòng hay nhân viên của các phòng ban. Điều này vô cùng quan trọng bởi khi bạn mời đúng người, cuộc họp sẽ diễn ra hiệu quả hơn rất nhiều. Những người liên quan đến cuộc họp sẽ nắm được thông tin và vấn đề cần giải quyết. Chính vì vậy, cuộc họp sẽ diễn ra sôi nổi và đúng với hướng đi của cuộc họp. 

Hãy tưởng tượng bạn tổ chức một cuộc họp cho phòng marketing, nhưng bạn mời cả nhân viên kế toán tham gia. Điều này sẽ khiến nhân viên kế toán cảm thấy chán nản, bởi vì marketing không phải chuyên môn nên họ có thể không hiểu được nội dung của cuộc họp cũng như khó để có thể đóng góp ý tưởng. Nó khiến cho cuộc họp chẳng khác gì quãng thời gian bị “hành”, vừa lãng phí thời gian và nguồn nhân lực mà chẳng giải quyết được vấn đề của cuộc họp.

Chính vì vậy, là người tổ chức cuộc họp, bạn hãy mời đúng người tham gia để chẳng ai phải chán nản hay sợ các cuộc họp nữa. 

Quy tắc 3: Tuân thủ lịch trình cuộc họp 

Tuân thủ theo lịch trình cuộc họp đã thông báo thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp và tôn trọng người khác. Chính vì vậy, người tổ chức cuộc họp cần chú ý thời gian và lịch trình của cuộc họp để những người tham gia chủ động hơn với thời gian ngoài cuộc họp. 

Một số cuộc họp bị delay chỉ vì chưa đủ người hay phải chờ những người khác. Như vậy, người đến sớm sẽ cảm thấy không thoải mái và không được tôn trọng khi thời gian của họ đang bị lấy mất. Để buổi họp chuyên nghiệp, hãy bắt đầu cuộc họp như trong lịch trình thông báo. 

Trong một cuộc họp, có những lúc cuộc họp sẽ lên đến cao trào và sôi động nên cần nhiều thời gian hơn so với dự kiến. Nếu là một người chủ trì cuộc họp, hãy điều chỉnh sao cho phù hợp với thời gian đề ra. Đừng nên có những phút sôi động mà ảnh hưởng đến thời gian những người khác, bởi chẳng ai có thời gian để họp cả ngày. Điều này sẽ khiến người tham gia không được thoải mái vì thời gian họp kéo dài trong khi họ cần phải giải quyết các việc khác. Vậy nên, nếu việc bắt đầu cuộc họp quan trọng như thế nào thì kết thúc cuộc họp cũng quan trọng không kém. 

Hiện nay, trong thời đại công nghệ phát triển, việc sắp xếp lịch trình trở nên đơn giản hơn. Sử dụng các phần mềm trở nên phổ biến hơn, như phần mềm outlook có thời gian họp mặc định là một giờ. Nó giúp bạn dễ dàng kiểm soát cuộc họp và thúc đẩy một cuộc họp đúng giờ. Vì vậy, sử dụng phần mềm để quản lý cuộc họp là một cách rất hữu ích cho bạn. 

Quy tắc 4: Luôn bám sát theo chủ đề họp

Để cuộc họp hiệu quả, người chủ trì cần điều chỉnh cuộc họp luôn phải bám sát theo chủ đề ban đầu. Bên cạnh đó, các thành viên tham gia cuộc họp nên tìm hiểu và chuẩn bị nội dung chính của cuộc họp trước khi bắt đầu. 

Trong nhiều trường hợp, cuộc họp quá sôi nổi với rất nhiều vấn đề nảy sinh. Bởi vì, có rất nhiều vấn đề cần phải bận tâm. Chính vì vậy, có rất nhiều ý kiến được nêu ra khiến mục tiêu ban đầu của cuộc họp bị lệch hướng. Lúc này, vai trò của người chủ trì rất quan trọng, bởi có rất nhiều ý kiến và vấn đề được nêu ra. Người chủ trì nên có những đánh giá và tập trung đúng vào vấn đề cần phải giải quyết tại cuộc họp. Còn các vấn đề khác có thể sẽ phải giải quyết trong một thời gian khác. 

Các chủ đề không liên quan cũng nên tránh nếu bạn muốn có cuộc họp suôn sẻ và hiệu quả. Đôi khi đang thảo luận nội dung chính, một người nhắc đến vấn đề đồ ăn, và mọi người bắt đầu bàn tán tới nó. Điều này làm giảm hiệu quả cuộc họp khiến cuộc họp kéo dài thêm. Vậy nên, nếu không liên quan gì đến nội chính cuộc họp thì nên tránh chủ đề không cần thiết.

Quy tắc 5: Tổng kết lại cuộc họp 

Trước khi cuộc họp kết thúc, bạn cần phải tổng hợp lại tất cả các nội dung vừa thảo luận và đưa ra phương án để giải quyết vấn đề đang gặp phải. Đó mới là mục đích khi thực hiện một cuộc họp, nếu không có tổng kết thì chẳng ai biết vấn đề có được giải quyết hay chưa giải quyết và cuộc họp vừa diễn ra trở nên vô nghĩa. 

Một cuộc họp hiệu quả không chỉ giải quyết được mục tiêu của cuộc họp, mà nó còn khiến những người tham gia cảm thấy hào hứng với cuộc họp. Hi vọng, với 5 quy tắc ở trên sẽ giúp các bạn nâng cao hiệu quả của cuộc họp và để cuộc họp không còn bị “hành”. 

Các bài viết khác:

5 Giai đoạn xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh bao gồm những gì?

11 bài học cho các doanh nhân từ thành công của Jeff Bezos