Khái niệm làm việc tại nhà, hay làm việc từ xa không phải là một khái niệm mới được áp dụng từ sau khi lệnh giãn cách xã hội do covid-19 có hiệu lực. Nhưng thực tế cho thấy việc tập trung tại một nơi như văn phòng, công xưởng, nhà máy sẽ tăng năng suất lao động, cũng như thuận lợi hơn cho việc quản lý nên làm việc từ xa đã không phải là một lựa chọn ưu tiên.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ và ngành nghề - nhiều người có xu hướng lựa chọn làm việc tại nhà (freelancer), cũng như áp lực từ đại dịch khiến cho các chủ doanh nghiệp bắt buộc phải lựa chọn việc quản lý nhân viên làm việc từ xa.

Làm việc tại nhà, hay làm việc từ xa có thể có những nhược điểm, và không phải bất kỳ công ty nào cũng có thể thực hiện được việc này. Nhưng thay vì tạm dừng hoàn toàn công việc thì áp dụng 5 quy tắc sau trong việc quản lý đội nhóm làm việc từ xa sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua thời kỳ khó khăn.

1. Hãy làm việc từ xa với những người phù hợp

Điều đầu tiên chúng ta cần phải hiểu rằng, không phải ai cũng có thể làm tốt cùng một kiểu làm việc –một số cá nhân phát triển mạnh trong môi trường văn phòng, những người khác sẽ thích hợp hơn khi làm việc từ xa. Do đó, nếu đang tuyển dụng, hay quyết định cho nhóm hiện tại của mình làm việc từ xa, hãy lựa chọn những người có cùng quan điểm làm việc hoặc tối thiểu là những người có thể thích nghi với phong cách làm việc từ xa này. Các thành viên của một một nhóm làm việc từ xa cần có cả kỹ năng làm việc nhóm và khả năng làm việc độc lập, không kém phần quan trọng là khả năng công nghệ. Nếu việc nhìn nhau qua màn hình khiến cho cuộc họp trở nên nhàm chán, sẽ là thú vị khi trong nhóm có một vài người mang đến sự hài hước và vui vẻ.

2. Công cụ phù hợp sẽ là trợ thủ đắc lực

Có rất nhiều công cụ làm việc từ xa hiện nay, miễn phí trong giới hạn và có trả phí với các bản nâng cấp. Phổ biến tại Việt Nam có Google Meet, Zoom và Skype. Mỗi công cụ sẽ phù hợp với từng nhu cầu và thói quen làm việc khác nhau. Việc của bạn là lên kế hoạch cẩn thận cho thời gian làm việc tại nhà để xác định được công cụ phù hợp.

Ví dụ, nhóm của bạn thường xuyên cần trình chiếu tài liệu, để tất cả có thể tham gia góp ý và sửa chữa ngay thì Google Meet cùng bộ hỗ trợ Microsoft là một lựa chọn phù hợp. Còn nếu ưu tiên việc tham gia của nhiều thành viên, muốn có sự hiện diện đầy đủ và trao đổi sôi nổi thì có lẽ nên chọn Zoom.

Điều quan trọng cần nhớ là công cụ chỉ là thứ hỗ trợ công việc. Nếu nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc sử dụng một công cụ, đó có thể không phải là công cụ phù hợp với bạn. Khi bạn tìm thấy sự cân bằng về công nghệ và giao tiếp thì công việc của cả nhóm sẽ trôi chảy và hiệu quả.

3. Đào tạo luôn quan trọng dù làm việc ở đâu

Việc đào tạo không mất đi tầm quan trọng chỉ vì nhóm của bạn làm việc tại nhà. Vẫn có những quy trình làm việc cần được thiết lập và học hỏi để thực hiện, chưa kể đến việc sử dụng và làm chủ công nghệ hỗ trợ cho làm việc từ xa. Do môi trường làm việc trực tuyến cũng phá vỡ các rào cản về địa lý tuyển dụng, việc đào tạo về thực hành cách thức làm việc đa văn hóa cũng có thể cần thiết. Hay trong thời gian nhóm của bạn làm việc tại nhà, tức tiếp xúc xã hội giảm xuống đồng nghĩa với việc cập nhật xu hướng mới, hay các thay đổi trong công việc để phù hợp với tình hình chung cũng là một trong những kiến thức quan trọng cần được phổ biến và học hỏi thường xuyên.

4. Làm việc tại nhà vẫn cần có văn hóa doanh nghiệp

Làm việc ở đâu thì quy chuẩn chung về văn hóa, chế độ đãi ngộ vẫn cần áp dụng để có thể hoạt động với tinh thần tốt nhất, bao gồm khuyến khích, công nhận và khen thưởng. Bằng nhiều cách mới thông qua các kênh trực tuyến, bạn vẫn có thể tổ chức các hoạt động nhằm tạo nên môi trường năng động, tinh thần vui vẻ và tăng mức gắn kết với công ty.

Chúng ta đều thấy rằng khi được tạo dựng lòng tin, giảm thiểu xung đột, khuyến khích giao tiếp và tăng cường hợp tác thì một tập thể sẽ có cơ hội thành công cao hơn. Tất nhiên không phải bất cứ hoạt động nào cũng nhận được sự hưởng ứng của tất cả các thành viên, nhưng hãy dựa trên sự ủng hộ của đa số để tổ chức một hoạt động mà hầu hết đều mong chờ.

Tất nhiên rồi, hoạt động tập thể luôn có hiệu ứng tốt hơn cả khi gặp mặt và tiếp xúc trực tiếp. Và hãy cố gắng làm điều đó khi mọi hoạt động trở lại bình thường.

5. Linh hoạt trong khuôn khổ

Làm việc từ xa không giống như làm việc trong văn phòng. Một trong những lợi thế chính cho nhân viên là tính linh hoạt vì không bị gò bó về địa điểm và việc di chuyển. Hãy cố gắng duy trì một môi trường làm việc linh hoạt để thuận lợi cho các thành viên.

Như đã đề cập ở trên, cần có kế hoạch cũng như yêu cầu công việc, và việc của mỗi thành viên là thực hiện và hoàn thành. Thiết lập giờ họp, báo cáo, lập lịch làm việc theo định hướng nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ công việc đã được giao.

Nham Quach

@Copyright by MSpace

Các bài viết khác:

Những startup việt công bố gọi vốn thành công ngay đầu năm: Thương vụ lớn...

5 phẩm chất của một nhà lãnh đạo tương lai

Quy trình thủ tục thành lập công ty